Effiziente Lohnbuchhaltung: Tipps für Unternehmer zur Auslagerung der Lohnbuchhaltung

Oft lohnt die Auslagerung der Buchhaltung auch finanziell. (Foto: © v.poth - Fotolia.com)

SERVICE (to/fi) - Vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen stellt die Lohnbuchhaltung oftmals eine große Herausforderung dar. Zeitintensive Aufgaben, die mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden sind, sowie ständige Gesetzesänderungen sind für die Firmen nicht leicht zu erfüllen. Die Lohnbuchhaltung wird immer mehr zu einer herausfordernden Aufgabe, die nur von qualifizierten Mitarbeitern, die sich ständig weiterbilden, ausgeführt werden kann. Dazu fehlen vielen Kleinbetrieben aber die Mittel. Die Fremdvergabe von Lohn- und Gehaltsabrechnungen an externe Dienstleister stellt deshalb für kleine Unternehmen die beste Lösung dar.

Lohnbuchhaltung kostengünstig auslagern

Der Bereich der Lohnbuchhaltung lässt sich einfach und schnell auslagern. Gerade bei kleineren Firmen macht sich der krankheits- oder urlaubsbedingte Ausfall eigener Mitarbeiter schnell bemerkbar. Spezialisierte Dienstleister bieten Fachpersonal, die alle Gesetzesänderungen kennen und entsprechend umsetzen. Mit dem Outsourcing der Lohnbuchhaltung sparen Unternehmen nicht nur Personalkosten ein. Auch die Aufwendungen für den Steuerberater, sowie eventuelle Programmänderungen und Updatekosten, die das Firmenbudget zusätzlich belasten, entfallen. Die externen Dienstleister sorgen für eine termingemäße und strukturierte Datenübernahme und übernehmen alle anfallenden Arbeiten einer Lohnbuchhaltung. Dazu zählen ebenfalls Meldungen, die bei Mitarbeiterein- und austritten notwendig sind.

Wertvolle Arbeitszeit einsparen

Da elektronische Meldungen und die Kommunikation mit Finanzämtern, Krankenkassen und anderen Behörden ebenfalls von den Dienstleistern übernommen werden, spart das Unternehmen auch Arbeitszeit eigener Mitarbeiter ein. Vor allem die umfangreichen Jahresendarbeiten, die viel Zeit kosten, fallen durch die Nutzung eines externen Services nicht mehr an. Die meisten Anbieter des Lohnbuchhaltung-Outsourcings bieten eine unkomplizierte Zusammenarbeit an, die auch im laufenden Jahr beginnen kann. Nach der einmaligen Stammdatenerfassung verbunden mit der Datenübergabe übernimmt der Dienstleister alle Aufgaben der Lohnbuchhaltung.

Externe Dienstleister bieten individuelle Lösungen an

Auch bei branchenspezifischen Spezialfällen bieten die externen Dienstleister individuelle Lösungen an. Spezielle Richtlinien sind bei Betriebsrenten ebenso zu beachten wie bei der Abrechnung der GmbH-Geschäftsführer. Aufwändige Arbeiten der Lohnbuchhaltung werden vom externen Abrechnungsbüro ebenfalls übernommen. Diese verfügen über eine spezielle Software, ohne die eine Lohnbuchhaltung in der heutigen Zeit nicht mehr denkbar ist. Die Verwaltung zahlreicher Meldevorschriften im Zusammenhang mit den gesetzlichen Vorgaben gestaltet sich immer komplizierter und wird für viele Betriebe zur Herausforderung. Mit der Software allein, ist jedoch die Lohnbuchhaltung nicht zu bewerkstelligen.

Professionell gestaltete Lohnbuchhaltungsprogramme

Die wichtigsten Programme sind professionell gestaltet und mit vielen Auswahlmöglichkeiten ausgestattet. Bei der Auswahl der passenden Lohnbuchhaltungs-Software sollte die Anzahl der Mitarbeiter, die abgerechnet werden müssen, im Mittelpunkt stehen. Denn dies stellt ein wichtiges Entscheidungskriterium für die jeweilige Variante dar. Softwareprogramme bieten auch einen Kundensupport an. Die Benutzer können beispielsweise in Echtzeit mit einem virtuellen Assistenten kommunizieren. Fragen und Probleme lassen sich im persönlichen Kontakt leicht erörtern und angemessene Lösungen werden einfacher gefunden. Mit der Lohnbuchhaltungssoftware erhält der Firmenmitarbeiter auch die Möglichkeit, alle Buchhaltungsaufgaben in Heimarbeit zu erledigen. Damit ist ein unabhängiges Arbeiten im Homeoffice gewährleistet.

Spezielle Funktionen für besondere Aufgaben

Alle relevanten Daten stehen an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung. Spezielle Funktionen, wie Minijobs oder Baulohnabrechnung werden von guten Lohnbuchhaltungssoftwares ebenfalls berücksichtigt. Bei manchen Tools lässt sich außerdem ein Zeiterfassungssystem anschließen. Module für die Reisekostenabrechnung oder die Fehlzeitenverwaltung stehen in vielen Programmen zur Verfügung. Sollen mehrere Unternehmen gleichzeitig abgerechnet werden, empfiehlt sich ein mandantenfähiges Lohnabrechnungssystem. Qualifizierte Anbieter wie z.B. lexware.de bieten Anwendungen, die sich mit anderen Programmen, wie der Hauptbuchhaltung einfach verknüpfen lassen, an. Mit einer guten Buchhaltungssoftware sind vielfältige Auswertungen möglich und das Unternehmen hat immer einen Überblick über Geschäftszahlen und Finanzlage.
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