Kleine und große Projekte managen: Was ist eigentlich Projektmanagement?

Vorausschauende Planung, Controlling und Kommunikation sind wichtigste Bestandteile im Projektmanagement. (Foto: pixabay.com © geralt (CC0 Public Domain))
 
Konstruktive Zusammenarbeit führt zu guten Projektergebnissen. (Foto: pixabay.com © HebiFot (CC0 Public Domain))
 
Der erfolgreiche Projektabschluss darf gefeiert werden. (Foto: pixabay.com © Romi (CC0 Public Domain))

SERVICE (se/fi) - Projektmanagement bedeutet, dass alle anfallenden Aufgaben übersichtlich organisiert, verwaltet und gesteuert werden, um ein bestimmtes Ziel oder ein vorher definiertes Ergebnis zu erreichen. Kurz gesagt: Eine weitverzweigte To-do-Liste mit Terminen, Verantwortlichkeiten und Inhalten ist das Herzstück eines funktionierenden Projektmanagements. Dabei laufen kleine Projekte ähnlich ab wie große Projekte. Die Inhalte variieren selbstverständlich und für spezielle Projekte wie im Marketingbereich ist ganz spezielles Management-Know-how notwendig. Der vorliegende Artikel liefert Wissenswertes zum Thema Marketing Ressource Management und bietet einen ersten Überblick für Projektmanager.


Ausreichende Vorplanung ist wichtiger Grundstein

Bevor es in die detaillierte Ressourcenplanung von Mitarbeitern oder zur Verfügung stehender Gelder sowie zu erwartender Kosten geht, muss der Rahmen stimmen. Welche Arbeitsmittel und Ressourcen stehen dem Projektmanager des Marketingprojekts und dem Projektteam zur Verfügung? Wie soll die praktische Arbeit aussehen? Ein zentraler Punkt ist die verwendete Software. Es gibt große Softwarelösungen, die für vielerlei Arten von Projekten geeignet sind. Es gibt jedoch auch ganz spezielle Lösungen, die auf spezielle Projekte zugeschnitten sind. Wer sich beispielsweise um die Organisation eines internationalen Sportevents kümmert, der hat ganz andere Ansprüche an eine Software, als ein Mitarbeiter, der Marketingprojekte überwacht, lenkt und realisieren muss. Bei Letzterem, dem Marketing Ressource Management, stehen beispielsweise nach Angaben auf marketing.teradata.com folgende Aspekte im Vordergrund: Management von finanziellen und personellen Ressourcen, Branchenvorschriften und Markenstandards einhalten, Marketingperformance messen und optimieren, Marketingausgaben transparent darstellen, Reportings erstellen und auch die allgemeine Optimierung der Zusammenarbeit. Die Auswahl der passenden Software spart unterm Strich Zeit und Geld. Außerdem sorgt sie für Professionalität und effiziente Arbeitsschritte.

Ziele definieren

Das A und O für ein erfolgversprechendes Projekt ist die Grundlagenplanung. Je genauer die Vorbereitungsphase sich mit den zur Verfügung stehenden Informationen auseinandersetzt, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Projekt möglichst reibungslos verläuft.
Die Planung verläuft dabei vom Groben ins Feine. Im sogenannten Projektstrukturplan (PSP) wird das Vorhaben detailliert aufgegliedert. In der ersten Ebene werden die konkreten Aufgabenbereiche aufgeführt. In der zweiten Ebene folgen die Arbeitspakete. Diese umfassen einzelne Aufgaben, Arbeitsschritte und Abläufe. Danach werden die Arbeitspakete mit Terminen und Fristen versehen, um sie letztendlich mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen zu fixieren. Am Beispiel eines Marketingprojekts wollen wir kurz erläutern, wie eine Planung aussehen kann:
Eine Firma möchte eine Anzeigenkampagne in der örtlichen Zeitung starten. Später soll die Kampagne überregional und bundesweit ausgerichtet werden. Im dritten Schritt kommt Radiowerbung hinzu. Daraus ergeben sich die vier Hauptbereiche:

1) örtliche Werbung
2) überregionale Werbung
3) bundesweite Werbung
4) Radiowerbung
Damit stehen die zu erledigenden Arbeitspakete fest. Diese werden weiter untergliedert und in Einzelaufgaben gesplittet. Für die örtliche Werbung müssen zum Beispiel:
- Anzeigen entworfen werden
- Angebote von Zeitungen eingeholt werden
- Preise verglichen werden
- Termine festgelegt werden
Der nächste Schritt besteht darin, das Budget festzulegen, die Arbeitspakete gegebenenfalls an die verantwortlichen Mitarbeiter zu übertragen und Termine für die Erledigung zu vereinbaren. Der Projektmanager kümmert sich darum, dass jeder einzelne Bereich bis in die Einzelaufgaben detailliert durchgeplant wird. Außerdem behält er mit den passenden Tools des professionellen Marketing Ressource Managements den Überblick über das Gesamtprojekt. Er kümmert sich um die Verbindungen zwischen den einzelnen Arbeitsbereichen und sorgt dafür, dass die Aufgaben in der vereinbarten Qualität zum richtigen Zeitpunkt erledigt werden.
Je feiner ein Projekt aufgegliedert ist, desto besser lässt es sich im Griff behalten. Auf der anderen Seite muss jedem klar sein, der eine feingliedrige Projektplanung durchführt, dass eine zeitintensive Verwaltung daraus folgt. Wenn der Spagat gelingt, so detailliert wie nötig und so effizient wie möglich zu arbeiten, dann ist die ideale Strategie gefunden. Dafür gibt es allerdings kein Handbuch, sondern alleine die Erfahrung wird mit den Jahren eine Herangehensweise formen, die verlässlich zu guten Ergebnissen führt.

Menschen im Projekt

Zu einem erfolgreichen Projekt gehört, dass sämtliche Mitarbeiter und Beteiligte bekannt sind. Denn nur wer weiß, wer zum Projektteam gehört, kann diese Personalressourcen zielführend einplanen.
Ein wichtiger Punkt muss in diesem Zusammenhang angesprochen werden. Die Kommunikation ist ein enorm bestimmendes Element im Rahmen des Projektmanagements. Der Projektleiter sollte deshalb konfliktfähig sein, sich klar ausdrücken können und den Begriff Toleranz im Alltag leben. Trotzdem darf er das Ziel nicht aus den Augen verlieren. Dennoch, wo Menschen zusammen arbeiten, entstehen Konflikte und Probleme. Wer das Projektteam kennt, kann diese Konflikte von vornherein ausschließen oder einschränken. So zu tun, als gäbe es keine Probleme, ist keine zufriedenstellend Vorgehensweise. Sie führt erfahrungsgemäß zu Spannungen im Team, die die Zielerreichung gefährden.
Übrigens darf hier nicht verschwiegen werden, dass manche Projekte ein hohes Stresslevel für die Hauptakteure bedeuten. Ein aufmerksamer Umgang mit den eigenen Energiereserven ist sehr ratsam. Denn wer sich als Projektmanager zu stark engagiert und nach der Arbeit nicht wirkungsvoll abschalten kann, der läuft Gefahr, auszubrennen. Es empfiehlt sich frühzeitig gegenzusteuern. Eine Möglichkeit ist, sich zum Beispiel bei der Krankenkasse offline oder online kostenfrei über Anti-Stress-Strategien zu informieren, wie hier beispielhaft gezeigt wird.

In der Praxis lernen und Arbeitsweise anpassen

Nicht jeder, der ein Projekt verantwortlich steuert, hat eine fundierte Ausbildung in diesem Bereich. Viel öfter ist es der Fall, dass Mitarbeiter ohne große Vorbereitung ins kalte Wasser geschmissen werden. Da ist es ganz natürlich, dass Fehler geschehen. Grundsätzlich sollten sich Einsteiger vor Augen halten, dass jeder Fehler das Potenzial birgt, sich zu verbessern. Wer aus seinen Fehlern lernt und seine Handlungsweise entsprechend anpasst, wird zukünftig bessere Ergebnisse erzielen. Nur wer die Augen vor seinen eigenen Fehlern verschließt und diese lieber ignoriert, statt sich zu verbessern, wird langfristig keinen Erfolg im Projektmanagement haben.
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