Die Europäische Metropolregion Nürnberg zählt mit Nürnberg, Fürth, Erlangen und Schwabach als Kernstädten zu den größten Wirtschaftsräumen Bayerns und jedes Jahr wagen dort tatsächlich hunderte Menschen den Schritt in die Selbstständigkeit. Aus der ersten Geschäftsidee wird nach und nach ein Kundenstamm, aus dem Kundenstamm irgendwann ein Auftragsvolumen, das die eigenen Kapazitäten übersteigt. Damit rückt für viele Gründerinnen und Gründer früher oder später die Einstellung des ersten Mitarbeiters in den Vordergrund.

Dieser Schritt verändert den Alltag im jungen Unternehmen gleich von Grund auf. Mit der ersten Unterschrift unter einem Arbeitsvertrag wird aus dem Selbstständigen nämlich offiziell ein Arbeitgeber und damit beginnen zugleich Formalitäten, Fristen und Kosten, die frühzeitig bekannt sein sollten.

Welche Formalitäten begleiten den Weg vom Einzelunternehmen zum Arbeitgeber?

Vor der ersten Gehaltsabrechnung stehen tatsächlich mehrere behördliche Schritte an. Am Anfang steht üblicherweise die Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft, die als gesetzliche Unfallversicherung jeden Betrieb mit Beschäftigten verpflichtend absichert und dabei die sogenannte Unternehmensnummer vergibt. Diese Nummer ist seit 2024 übrigens Voraussetzung für die Betriebsnummer, das achtstellige Kennzeichen der Bundesagentur für Arbeit, ohne das keine Anmeldung bei der Sozialversicherung möglich ist. Existenzgründer beantragen die Betriebsnummer kostenfrei online und erhalten sie in der Regel schon innerhalb weniger Werktage. Sobald beide Nummern vorliegen, folgt anschließend die Meldung des neuen Mitarbeiters bei dessen Krankenkasse, die als Einzugsstelle für die gesamte Sozialversicherung fungiert. Branchen mit erhöhtem Risiko für Schwarzarbeit, etwa Bau, Gastronomie oder Reinigung, benötigen außerdem eine Sofortmeldung noch vor Arbeitsbeginn.

Die wichtigsten Anmeldeschritte im Überblick:

• Berufsgenossenschaft: Anmeldung und Erhalt der Unternehmensnummer
• Bundesagentur für Arbeit: Beantragung der Betriebsnummer
• Krankenkasse des Mitarbeiters: Meldung über das DEÜV-Verfahren
• Finanzamt: Anmeldung zur Lohnsteuer über ELSTER

Welche Kosten kommen mit dem ersten Mitarbeiter tatsächlich auf Unternehmer zu?

Neben dem vereinbarten Bruttogehalt entstehen für Arbeitgeber natürlich auch zusätzliche Lohnnebenkosten in Höhe von etwa 21 Prozent, verteilt auf Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung sowie die Umlagen für Krankheit und Mutterschaft. Hinzu kommt außerdem der gesetzliche Mindestlohn, der seit Januar 2026 immerhin bei 13,90 Euro pro Stunde liegt und ab 2027 dann auf 14,60 Euro steigt. Bei Minijobbern gilt die monatliche Verdienstgrenze von 603 Euro als feste Obergrenze, denn darüber wird aus dem Minijob automatisch ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis.

Wie gelingt die Personalsuche in der Metropolregion Nürnberg?

In der Region macht sich der Fachkräftemangel inzwischen in mehreren Branchen bemerkbar. Aktuell fehlen der Wirtschaft in Mittelfranken immerhin rund 20.000 qualifizierte Arbeitskräfte, bis 2029 dürfte die Lücke sogar auf 34.000 Personen anwachsen. Ein Blick darauf, wo Fachkräfte in der Region aktuell besonders fehlen, zeigt dabei recht gut, wie realistisch die eigene Suche in einem bestimmten Berufsfeld überhaupt ausfällt. Neben klassischen Jobportalen bringen Netzwerktreffen der heimischen Wirtschaft, etwa der jährliche Unternehmerkongress in Nürnberg, Gründerinnen und Gründer nicht selten auch mit potenziellen Bewerbern in Kontakt.

Tipps für die Personalsuche in der Region:

• Ausbildungsbetriebe, die TH Nürnberg und die FAU Erlangen-Nürnberg als Kontaktpunkte für den Nachwuchs nutzen
• Lokale Jobportale parallel zu bundesweiten Plattformen einsetzen
• Flexible Arbeitszeitmodelle als Argument gegenüber größeren Wettbewerbern anbieten

Welche Pflichten entstehen mit dem Arbeitsvertrag und im laufenden Betrieb?

Ein mündlicher Arbeitsvertrag ist in Deutschland zwar grundsätzlich gültig, das Nachweisgesetz verpflichtet Arbeitgeber jedoch dazu, die wesentlichen Arbeitsbedingungen wie Arbeitsort, Vergütung, Arbeitszeit und Kündigungsfristen schriftlich oder digital festzuhalten und dem Mitarbeiter bei Vertragsbeginn zu übermitteln. Seit der jüngsten Reform des Nachweisgesetzes lassen sich diese Angaben inzwischen auch elektronisch verschicken, solange das Dokument gespeichert und ausgedruckt werden kann. Fehlende oder verspätete Angaben ziehen entsprechend Bußgelder bis zu 2.000 Euro nach sich. Mit dem ersten Gehaltslauf beginnt außerdem die laufende Lohnbuchhaltung mit Anmeldungen bei Finanzamt und Sozialversicherung, monatlichen Beitragsnachweisen und der pünktlichen Überweisung der Sozialabgaben am drittletzten Bankarbeitstag jedes Monats. In den ersten Monaten als Arbeitgeber lässt sich der Überblick mit einem Lohnabrechnungsprogramm behalten, denn Meldefristen, Sachbezugswerte und Beitragsbemessungsgrenzen ändern sich schließlich jedes Jahr.

Wo finden Gründerinnen und Gründer in der Region Unterstützung?

Der Weg vom Einzelunternehmen zum Arbeitgeber muss deswegen nicht allein zurückgelegt werden. Die IHK Nürnberg für Mittelfranken begleitet Existenzgründer mit Informationspaketen, Gründersprechtagen und einem eigenen Chatbot durch die ersten Monate der Selbstständigkeit und bietet außerdem individuelle Beratung für Gründerinnen und Gründer in der Region an. Ergänzend liefert die Gründungswerkstatt Mittelfranken zudem praxisnahe Vorlagen für Businesspläne und erste Kalkulationen. Der frühe Kontakt zu solchen Anlaufstellen hilft vielen Neu-Unternehmern erfahrungsgemäß dabei, typische Anfängerfehler bei Anmeldungen und Verträgen von Anfang an zu vermeiden.

Was sollten Unternehmer beim Schritt zum ersten Mitarbeiter im Blick behalten?

Der erste Mitarbeiter markiert für Gründerinnen und Gründer in der Metropolregion Nürnberg tatsächlich einen der größten Schritte nach der eigentlichen Gründung. Betriebsnummer, Berufsgenossenschaft, Arbeitsvertrag und laufende Lohnbuchhaltung bilden dabei das rechtliche Gerüst, während die Personalsuche angesichts des Fachkräftemangels in der Region zusätzliche Vorbereitung verlangt. Unternehmer, die die Formalitäten frühzeitig anstoßen und feste Ansprechpartner bei IHK, Krankenkasse und Berufsgenossenschaft aufbauen, reduzieren das Risiko von Verzögerungen und Bußgeldern erheblich. Am Ende steht dann meist ein Team, das dem jungen Unternehmen ganz neue Kapazitäten und neue Perspektiven eröffnet.